vatternrundan.se > Vätternrundans personuppgiftspolicy

Vätternrundans personuppgiftspolicy

Vätternrundan värnar om den personliga integriteten. Alla våra deltagare ska känna sig trygga när de lämnar sina personuppgifter till oss. Vätternrundan följer dataskyddsförordningens lagar och regler för att skydda den personliga integriteten.

GDPR (General Data Protection Regulation) är en ny EU-förordning som gäller i hela EU från 25 maj 2018. GDPR ersätter den svenska personuppgiftslagen (PUL). Mycket är sig likt men kraven på hur företag och föreningar får behandla dina personuppgifter skärps.

Med anledning av GDPR har vi på Vätternrundan förtydligat villkoren för dig som deltagare. Vi ber dig därför fylla i formuläret när du loggar in på Mina Sidor. Om du väljer att inte fylla i formuläret kan du tyvärr inte delta i våra lopp.

Detta är en utförlig beskrivning av hur Vätternrundan behandlar dina personuppgifter

Vad är en personuppgift?
En personuppgift kan vara ditt namn, personnummer, kön, adress, e-postadress, telefonnummer, nationstillhörighet eller en bild. Tillsammans eller enskilt bildar dessa en personuppgift.

Varifrån samlar vi in personuppgifter?
Från dig som deltagare. Vi sparar de personuppgifter som du lämnar till oss när du skapar ett konto eller gör ett köp på Mina Sidor.

Vilka personuppgifter och register behandlar vi och varför?
Vi samlar in följande personuppgifter från dig; namn, personnummer, kön, adress, e-postadress, telefonnummer, nationstillhörighet och betalningsinformation. När dessa är insamlade tilldelas du ett kundnummer samt vid anmälan till våra lopp även ett startnummer.

Personuppgifterna samlas in för att:

  • Du ska kunna delta i något av våra lopp och för att Vätternrundan ska kunna koppla dina registrerade tider till just dig.
  • Vi ska kunna säkerställa att du har anmält dig och betalat din startplats.
  • Vi ska kunna kontakta dig eller någon anhörig före, under och efter loppet.
  • Vi ska kunna erbjuda personlig service med bl.a. fotografering, resultat och försäkring.
  • Nationstillhörighet samlas in för att vi ska kunna urskilja vilka som behöver fylla i svenskt personnummer, samt för att kunna föra statistik över antal deltagande länder.
  • Könstillhörighet samlas in för att vi har ett lopp som enbart är för kvinnor.

De register som finns upprättade är följande

Namn på register
Nyhetsbrev

Kategorier av personuppgifter
E-postadress

Syfte
Att kunna maila ut vårt nyhetsbrev. Vätternrundan skickar ut nyhetsbrev till anmälda deltagare som har givit sitt samtycke. Nyhetsbrevet skickas minst 10 gånger per år och innehåller information och erbjudanden som rör loppen. För att kunna skicka ut mailet har Vätternrundan upprättat ett nyhetsbrevsregister.

Rättslig grund
Registret vilar på samtycke från deltagaren. Samtycket går att ta tillbaka genom att logga in på Mina Sidor och välja bort nyhetsbrevet.

Lagring
Registret sparas i max 60 dagar efter det att ett nyhetsbrev har skickats ut.

Namn på register
Tidningen Cykla

Kategorier av personuppgifter
Kundnummer, namn, adress

Syfte
Att Vätternrundan ska kunna skicka tidningen Cykla en gång per år. Den skickas enbart inom Sverige. För att kunna göra detta upprättas ett register.

Rättslig grund
Registret vilar på samtycke från deltagaren. Samtycket går att ta tillbaka genom att logga in på Mina Sidor och välja bort tidningen Cykla.

Lagring
Registret sparas i 18 månader från att ett nytt register skapats. Därefter raderas det.

Namn på register
Sökbarhet

Kategorier av personuppgifter
Namn, ort, nationstillhörighet

Syfte
Att tillhandahålla personlig tidsregistrering till dig som deltagare. Om du på Mina Sidor fyllt i att du önskar vara sökbar i startlista så hamnar du i vårt register för sökbarhet. Detta ligger offentligt på vår hemsida. På Mina Sidor under redigera profil kan du själv ändra ditt val.

Rättslig grund
Kommande/Framtida tidsregistrering
Registret vilar på samtycke från deltagaren. Samtycket går att ta tillbaka genom att logga in på Mina Sidor och välja bort sökbarhet.

Historiska tidsregistreringar
Har legat ute offentligt under flera år och vi bedömer att den nytta och glädje du har av att kunna hitta tidigare tidsregistreringar är större än den olägenhet det kan medföra att uppgifterna ligger där. Vår intresseavvägning gör att historiska tidsregistreringar ligger kvar tills du begär att de tas bort.

Lagring
Registret sparas av oss under den tid som du är deltagare hos oss och för den tid därefter som är nödvändig för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser enligt lag.

Namn på register
Fotografering

Kategorier av personuppgifter
Bilder

Syfte
Att tillhandahålla bilder till dig som deltagare. Om du på Mina Sidor fyllt i att du godkänner att vi tar bilder och publicerar dessa så hamnar du i vårt register för fotografering.

Rättslig grund
Kommande/Framtida fotografering
Registret vilar på samtycke från deltagaren. Samtycket går att ta tillbaka genom att logga in på Mina Sidor och välja bort fotografering.

Historiska fotografier
har legat ute offentligt under flera år och vi bedömer att den nytta och glädje du har av att kunna hitta historiska fotografier är större än den olägenhet det kan medföra att uppgifterna ligger där. Vår intresseavvägning gör att historiska fotografier ligger kvar tills du begär att de tas bort.

Lagring
Registret sparas av oss under den tid som du som deltagare har samtyckt till behandlingen.

Namn på register
Försäkringen Folksam Motionsloppsförsäkring Bas/Folksam Motionsloppsförsäkring Stor

Kategorier av personuppgifter
Personnummer, namn, adress, nationstillhörighet, betaldatum

Syfte
Vätternrundan upprättar register med personuppgifter på de deltagare som valt att köpa till försäkringen Folksam Motionsloppsförsäkring Bas eller Folksam Motionsloppsförsäkring Stor. Dessa register skickas till Folksam för att redovisa vilka som köpt försäkringen.

Rättslig grund
Den registrerade har ingått ett avtal.

Lagring
Registret sparas hos Vätternrundan i max 18 månader från att försäkringen tecknades. Därefter raderas det.

Vilka får ta del av mina personuppgifter?
För att tillhandahålla dig som deltagare nyhetsbrev, fotografering, tidningen Cykla, försäkringen Folksam Motionsloppsförsäkring Bas/Folksam Motionsloppsförsäkring Stor samt göra din tidsregistrering sökbar, använder vi oss av underleverantörer. Vätternrundan är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter vilket betyder att vi tecknar personuppgiftsbiträdesavtal med våra underleverantörer. I avtalet specificeras hur de får behandla dina personuppgifter. De har inte rätt att sprida uppgifterna och ska radera dem när de inte längre behövs för uppdraget.

Personuppgiftsbiträden hjälper oss med följande:

  • Tidsregistrering och deltagarservice
  • Betalningar
  • Fotografering under loppet
  • Försäkringsärenden
  • Nyhetsbrev

Hur länge sparas mina personuppgifter och vad har jag för rättigheter?
Dina personuppgifter sparas av oss under den tid som du är deltagare hos oss och för den tid därefter som är nödvändig för att uppfylla våra tjänster till dig. Se ovan för mer information om lagringstid.

Du har rätt att när som helst begära ett registerutdrag av dina personuppgifter som behandlas av oss. Detta genom att maila begäran till info@vatternrundan.se. Vi återkommer med svar till dig per mail inom 30 dagar från begäran.

Du har rätt att närsomhelst få dina uppgifter rättade. Detta kan du även göra på Mina Sidor.

För dataportabilitet och begränsning av personuppgifter enligt artikel 13.2 i den nya dataskyddsförordningen (GDPR) läs mer på Datainspektionen.

Du har rätt att när som helst få dina personuppgifter raderade. Notera att för att kunna delta i något av våra lopp behöver vi spara dina personuppgifter. Raderar vi dina personuppgifter försvinner också historiken från de av Vätternrundan arrangerade lopp du tidigare deltagit i.

Var behandlas mina personuppgifter?
Inom EU/EES

Kontaktuppgifter
Vid frågor kontakta oss enligt nedan.

MAIF IA/Vätternrundan
Box 48
591 21 Motala
Telefon: +46 141 22 32 90
E-post: info@vatternrundan.se (märk mailet med ”GDPR”)

För klagomål på Vätternrundans hantering av personuppgifter

Kontakta Datainspektionen enligt nedan.

Datainspektionen
Box 8114
104 20 Stockholm
Telefon: +46 8-657 61 00
E-post: datainspektionen@datainspektionen.se

Våra partners

Vätternrundan skulle aldrig vara vad det är idag om det inte vore för våra fantastiska partners som delar vår passion för cykelsporten